Điện thoại nội bộ là gì?

Ngày nay điện thoại đã trở nên rất phổ biến, hầu như phòng làm việc nào cũng có điện thoại. Trong công việc hằng ngày, mọi người thường cần gọi cho đồng nghiệp trong cùng cơ quan để trao đổi nhanh. Nếu tất cả đều dùng đường dây bên ngoài thì vừa bất tiện, vừa tốn nhiều cước phí. Để kết nối các máy điện thoại trong văn phòng với nhau, người ta sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ. Hệ thống này rất phù hợp với cơ quan, trường học và công ty.

Điện thoại nội bộ là một tổng đài điện thoại cỡ nhỏ, được điều khiển bằng máy vi tính và không cần nhân viên trực tổng đài để chuyển cuộc gọi. Đây là một hệ thống điện thoại văn phòng khá tiên tiến. Các máy nhánh có nhóm phím gọi chuyên dụng, giống như tạo thành một mạng liên lạc riêng trong nội bộ, vì vậy được gọi là điện thoại nội bộ.

Hệ thống điện thoại nội bộ có thể kết nối 5 - 6 máy điện thoại nội bộ với cùng một đường dây ngoài, hoặc bố trí theo kiểu 8 máy nội bộ với 2 đường ngoài, 12 máy nội bộ với 3 đường ngoài. Người dùng chỉ cần thông qua một máy điện thoại chính là có thể lập trình, cài đặt chức năng theo yêu cầu một cách linh hoạt. Khi có cuộc gọi từ bên ngoài vào, hệ thống có thể tự động nối đến máy nhánh cần thiết. Nếu không ai nhấc máy, máy tính trong hệ thống còn có thể ghi lại lời nhắn cho chủ máy.

Máy điện thoại nội bộ khác với máy điện thoại thông thường. Ngoài các phím bấm số, nó còn có các phím hiển thị trạng thái đường dây và phím chức năng. Mỗi máy đều có thể tiếp nhận cuộc gọi từ đường ngoài và giám sát tình trạng sử dụng đường ngoài. Khi cần gọi ra ngoài, người dùng chỉ cần bấm phím của đường ngoài đang rỗi. Điện thoại nội bộ và điện thoại ngoại tuyến được bảo mật, không gây nhiễu lẫn nhau.

Giống như điện thoại điều khiển bằng chương trình, điện thoại nội bộ có nhiều chức năng độc lập và tiện ích, chẳng hạn chuyển cuộc gọi, báo máy bận, tự động gọi lại, chống làm phiền, nối đường nội bộ, hẹn đường ngoài, đàm thoại không cần nhấc ống nghe, hội nghị điện thoại và điện thoại thư ký.

Hệ thống điện thoại nội bộ còn có thể kết nối với nhiều thiết bị văn phòng khác. Có nó cũng giống như có thêm một cô thư ký thông minh và tháo vát: không chỉ tự động nối đường điện thoại, mà còn hỗ trợ fax, vào mạng gửi E-mail, chuyển lời nhắn, thậm chí điều khiển cửa để đón khách.

Hiện nay, trong nhiều xí nghiệp vừa và nhỏ, cơ quan, trường học và văn phòng, điện thoại nội bộ được sử dụng khá rộng rãi. Vì thế, người ta còn gọi nó là “điện thoại thư ký” của văn phòng.