Thế nào là tra cứu thông tin?

Nếu bạn đang bắt tay nghiên cứu cho ra một sản phẩm mới, bạn sẽ làm thế nào để nhanh chóng tra cứu những tài liệu liên quan đây? Nếu bạn đặt mua một tấm vé máy bay từ Bắc Kinh đi New York thì làm sao để hỏi thông tin đặt vé những chuyến bay liên quan và làm xong thủ tục đây? Ngày nay trên mạng Internet đã chứa đầy các loại thông tin thì chúng ta phải làm sao đây để chọn lọc thông tin bằng giá rẻ mà hiệu quả lại cao để có được những tri thức cần biết? Tất cả những việc đó đều được giải quyết bằng tra cứu thông tin. Vậy tra cứu thông tin là gì?

Tra cứu thông tin là quá trình thu thập, gia công và lưu trữ thông tin theo phương thức nhất định rồi tìm ra những thông tin cần thiết cho người dùng. Tên đầy đủ của nó là việc lưu trữ và tra cứu thông tin. Thế nhưng, thường chúng ta nói tới việc tra cứu thông tin thì chỉ đề cập tới phần sau của quá trình này. Nghĩa là quá trình tìm kiếm thông tin cần thiết trong kho dữ liệu. Còn về phần trước của quá trình này lại thường thuộc về phạm trù công việc xây dựng kho dữ liệu.

Việc tra cứu chia theo nội dung tra cứu thì đại thể có thể chia ra tra cứu tài liệu, tra cứu sự thực và tra cứu số trị. Tra cứu tài liệu thuộc quyền sở hữu trí tuệ trong kho dữ liệu WPI, đó thuộc về tra cứu tài liệu. Tra cứu tiểu sử một ai đó trong kho dữ liệu hồ sơ nhân sự, đó thuộc về tra cứu sự thực. Tra cứu dữ liệu giao dịch thị trường chứng khóan, đó thuộc về tra cứu số trị. Kho dữ liệu ngày nay đã thực hiện việc quản lý kho đa phương tiện nhất thể hóa hình, chữ, tiếng. Cho nên nội dung ba loại dữ liệu kể trên bao gồm âm thanh, hình họa, tranh ảnh và hình ảnh động. Tra cứu tin chia theo phương thức công tác thì có hai loại là tra cứu trực tuyến và tra cứu trên mạng. Tra cứu trực tuyến là người dùng tiến hành tra cứu trong môi trường mạng cục bộ để nhanh chóng có được kết quả tra cứu. Tra cứu trên mạng là chỉ việc người sử dụng tra cứu thông tin trong phạm vi thế giới qua mạng Internet. Lúc này phải sử dụng công cụ tìm kiếm, nó là một hệ thống tra cứu kho dữ liệu xây dựng trên cơ sở hệ thống máy tính có tính năng cao. Các trang web tiếng Anh nổi tiếng có Yahoo, Alta, Vista, Infoseek và tiếng Trung Quốc có Sina, Baidu. Trên mạng Internet, tài nguyên thông tin được sắp xếp rất có phương pháp, các thông tin cần thiết cho các hoạt động từ kinh tế, chính trị đến văn hóa khoa học kỹ thuật đều có thể lấy được ở mạng Internet. Người sử dụng có thể lấy được kết quả và động thái nghiên cứu mới nhất trên thế giới chỉ trong mấy phút bằng cách tra cứu thông tin. Thanh thiếu niên cũng có thể có được tài nguyên giáo dục, tài nguyên giải trí trên mạng Internet qua máy tính nối mạng. Sử dụng máy tính để tra cứu thông tin đã trở thành cách thức hữu hiệu để những người thuộc các tầng lớp khác nhau trong xã hội ngày nay có được thông tin, đã trở thành một phần không thể thiếu của cuộc sống con người.