Tại sao lại dùng mã vạch?

Chúng ta thường thấy trên bao bì hàng hóa có những đường kẻ to nhỏ không đều nhau, được sắp xếp ngay ngắn theo hình thức vạch và khoảng trống đan xen. Phía dưới còn có một hàng số. Đó chính là mã vạch. Trong mã vạch, vạch và khoảng trống tạo nên mã vạch, còn dãy số tạo thành mã số. Các vạch và khoảng trống có nét thanh đậm khác nhau lần lượt biểu thị những ký tự khác nhau. Trên thực tế, các ký tự này chứa những thông tin liên quan đến mặt hàng đó, ví dụ mã số quốc gia hoặc khu vực sản xuất, mã số xí nghiệp sản xuất, mã số tên loại hàng và mã kiểm nghiệm v.v...

Mã số và vạch chứa cùng một loại thông tin. Khi bán hàng, người ta dùng thiết bị đọc mã vạch quang điện quét qua mã vạch một lần, máy tính sẽ dựa theo mã số nhà máy và mã số loại hàng để tìm giá bán trong kho dữ liệu. Đồng thời, máy tính cũng trừ lượng hàng đã bán lần này khỏi số hàng tồn kho.

Sau đó, hệ thống hiển thị tên hàng, đơn giá, số lượng, thành tiền v.v... rồi máy in hóa đơn sẽ in những nội dung này lên phiếu. Để tiện cho thiết bị đọc mã vạch quét đọc, “vạch” trong mã vạch dùng màu phản xạ ánh sáng thấp, còn “khoảng trống” dùng màu phản xạ ánh sáng cao. Vạch và khoảng trống có hai màu sắc đối lập rõ ràng. Ví dụ, có thể lần lượt dùng các cặp màu đen và trắng, xanh lam và vàng, xanh lục và đỏ v.v... làm màu của vạch và khoảng trống.

Căn cứ vào vùng và phạm vi ứng dụng, trên thế giới đã xác định nhiều tiêu chuẩn mã vạch. Ví dụ, sản phẩm thông dụng có mã số UPC, sách có ký hiệu sách tiêu chuẩn quốc tế ISBN. Dựa vào ký hiệu sách tiêu chuẩn quốc tế ISBN để ghi mã sách, bốn chữ số đầu là mã số quốc gia hoặc khu vực. Tiếp đến ba chữ số là mã nhà xuất bản. Năm chữ số tiếp theo là mã số sách. Chữ số cuối cùng là mã kiểm nghiệm.

Mã hàng ghi theo cách ghi của châu Âu EAN gồm 13 chữ số và mã vạch tương ứng. Năm 1991, Trung Quốc cũng quy định tiêu chuẩn quốc gia GB12904-91. Mã vạch hàng thông dụng in theo tiêu chuẩn này có kết cấu giống với EAN: ba chữ số đầu đại diện cho quốc gia hoặc khu vực; bốn chữ số tiếp theo là mã số nhà sản xuất; năm chữ số sau là mã tên loại hàng; chữ số cuối cùng là mã kiểm nghiệm. Ngoài ra, các loại mã vạch thường thấy còn có mã vạch 25, mã vạch 25 đan xen, mã vạch 39, mã vạch Codabar v.v...

Mã vạch là phương thức hỗ trợ không thể thiếu trong việc hiện đại hóa quản lý. Nó thường được dùng trong quản lý siêu thị, bệnh viện, thư viện, hiệu sách và kho tàng. Nhờ có nó, việc đăng ký và kết toán trở nên nhẹ nhàng, chính xác hơn.