Thế nào là tự động hóa văn phòng?
Tự động hóa văn phòng, gọi tắt là OA, là một kỹ thuật mang tính tổng hợp nổi lên nhanh chóng từ những năm 70 của thế kỷ XX. Nó trang bị cho hệ thống văn phòng bằng khoa học kỹ thuật tiên tiến, nâng cao trình độ quản lý bằng hiệu suất cao, giúp hệ thống văn phòng đạt được mục đích thông tin nhanh nhạy, quản lý tiện lợi và ra quyết sách chính xác. Tự động hóa hệ thống văn phòng là một khái niệm tương đối, được nói theo cách so sánh. Cùng với sự phát triển của kỹ thuật phần mềm và phần cứng máy tính, tự động hóa văn phòng ngày càng được sử dụng rộng rãi, việc nghiên cứu nó cũng sâu hơn.
Hiện nay, các kỹ thuật và sản phẩm liên quan đến OA đã lên tới con số hàng vạn. Vậy OA đã phát triển như thế nào?
Sự phát triển của OA có thể chia thành ba giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất là nâng cao hiệu suất xử lý công việc của từng người bằng cơ khí hóa. Giai đoạn thứ hai là nâng cao khả năng làm việc của các nhân viên cùng làm một công việc, từ đó khiến toàn bộ công tác đạt hiệu quả tốt hơn. Giai đoạn thứ ba là thực hiện thống nhất tổng thể. Quyết sách kinh doanh được đưa vào thực thi, các thông tin tình báo trong và ngoài xí nghiệp bắt đầu xoay chuyển, thông tin lập tức được phản hồi từ các ngành. Lúc này, xí nghiệp phải xem xét hiện trạng của chính mình để sửa chữa những sai sót trong công việc. Giai đoạn này là giai đoạn cao cấp trong sự phát triển của OA.
Đối ứng với ba giai đoạn nêu trên, sự phát triển của máy móc và bản thân hệ thống OA cũng chia thành ba giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất là sử dụng các máy móc riêng rẽ như máy photocopy, máy fax, máy tính cá nhân. Giai đoạn này gọi là “OA kiểu xử lý sự vụ”. Phần lớn các xí nghiệp vừa và nhỏ của Trung Quốc đều đang ở giai đoạn này. Giai đoạn thứ hai là kết hợp những máy móc và hệ thống này lại, phát triển thành máy tính multimedia cao cấp hơn. Như vậy, các loại thông tin gồm văn bản, âm thanh và hình ảnh đều có thể lưu trữ vào kho dữ liệu, cung cấp tài liệu để phân tích thông tin. Giai đoạn này gọi là “OA kiểu xử lý tin”. Giai đoạn thứ ba thực hiện mạng hóa, nghĩa là tạo nên thế giới mạng có hạt nhân là thiết bị phục vụ tính năng cao, dung lượng lớn. Hiện nay, kỹ thuật liên mạng Internet toàn thế giới đã phát triển thêm một bước. Những xí nghiệp như vậy có thể liên kết các chi nhánh công ty phân bố trên toàn cầu với giá khá thấp. Hơn nữa, họ còn có thể được hưởng nguồn thông tin trên mạng gần như vô tận. Giai đoạn này gọi là “OA kiểu trợ giúp quyết sách”. Trung Quốc cũng như các nước phát triển đang ra sức phát triển kỹ thuật OA giai đoạn hai và ba.
Đặc điểm của tự động hóa văn phòng là không giấy hóa. Điều đó có nghĩa là mọi thông tin không cần ghi ra giấy, mà có thể nạp vào máy tính, và mỗi nhân viên đều có thể sử dụng máy tính để phân tích, xử lý thông tin đã có. Người ta không cần bỏ ra nhiều thời gian để chỉnh lý các văn kiện phức tạp; công việc này có thể giao cho máy tính làm. Hiện nay, các nhà kinh doanh đã liên tục đưa ra những phần mềm dễ hiểu, dễ học để giúp con người tự động hóa văn phòng nhanh hơn.
