Thế nào là điện thoại hội nghị?

Trong đời sống hằng ngày, nhiều khi người ta phải triệu tập các cuộc họp toàn quốc hoặc cấp tỉnh thành. Nhân viên tổ chức hội nghị thường phải chuẩn bị trước nhiều ngày, còn người tham dự phải đi lại vất vả. Có cách nào vừa đạt hiệu quả họp, vừa tiết kiệm thời gian và công sức không? Có, đó là sử dụng điện thoại hội nghị.

Điện thoại hội nghị là hình thức liên kết các thuê bao điện thoại ở nhiều địa điểm khác nhau bằng đường dây điện thoại đường dài hoặc nội thành để mở cuộc họp qua điện thoại. Cuộc họp tổ chức theo cách này gọi là hội nghị điện thoại. Hiện nay ngành bưu điện có phòng hội nghị điện thoại chuyên dụng; các bộ ngành nhà nước và cơ quan lớn cũng có phòng hoặc thiết bị điện thoại hội nghị để tổ chức họp từ xa. Ở Trung Quốc, hội nghị điện thoại có thể nối từ trung ương đến tỉnh thành, huyện thị và cả làng xã. Các đơn vị, ngành nghề cũng có thể tổ chức hội nghị điện thoại quy mô vừa và nhỏ.

Muốn tổ chức hội nghị điện thoại đường dài cần đăng ký trước với phòng hội nghị điện thoại của ngành bưu điện, nêu rõ thời gian, chương trình, đơn vị tham gia và người dự họp. Phòng hội nghị căn cứ vào nội dung đăng ký để thông báo cho các đơn vị hoặc người dự họp đúng thời điểm. Nơi đặt chủ tịch hội nghị sẽ lắp máy hội tiếp, còn các hội trường nhánh ở những nơi khác lắp điện thoại hội nghị.

Máy hội tiếp được điều khiển bằng máy tính. Nó kết nối với điện thoại hội nghị ở các địa phương để truyền tải nội dung từ hội trường chính. Lời phát biểu của người dự họp ở các nơi được điều khiển bởi chủ tịch hội nghị và người trực máy. Khi ai muốn phát biểu, yêu cầu sẽ được chuyển đến chủ tịch thông qua người trực. Chỉ khi được chủ tịch cho phép, người trực mới nối thông đường thoại để lời phát biểu được tất cả người dự họp nghe thấy. Cách này giúp ngăn tạp âm từ các hội trường nhánh lọt vào đường dây hội nghị, bảo đảm âm thanh rõ ràng. Điện thoại hội nghị còn có ống nói, mạch khuếch đại thu phát để nhiều người cùng phát biểu và nghe, đồng thời có thể lắp máy ghi âm để làm kỷ yếu.

Tổng đài điện thoại nội bộ của đơn vị cũng có thể có chức năng hội nghị, cho phép tổ chức họp qua điện thoại. Thông thường, nhân viên dịch vụ có thể nối các máy nhánh của người dự họp vào cuộc hội nghị theo thông báo đã định.

Điện thoại hội nghị không chỉ nâng cao hiệu quả công tác mà còn tiết kiệm chi phí đi lại và thời gian cho mọi người.